Aufträge

Überblick Auftragsmanager

Überblick Auftragsmanager

#.1 Über einen Klick auf den Pfeil können Sie im sich nun öffnenden Drop-Down-Menü den gewünschten Zeitraum auswählen, für den die Aufträge angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden die Aufträge der letzten 7 Tage angezeigt.

#.2 Wird neben der Auftrags ID ein PDF-Icon angezeigt, können Sie direkt mit einem Klick auf das Icon die entsprechende Auftragsbestätigung öffnen.

#.3 Ein grün hinterlegtes Feld in den Spalten Verrechnet bzw. Versendet gibt an, dass der Auftrag in Bezug auf die Rechnungsstellung bzw. die Lieferung zu 100% abgeschlossen ist.

#.4 Unter Nächste Schritte finden Sie die möglichen Aktionen, die für den betreffenden Auftrag vorgenommen werden können. Die möglichen Aktionen passen sich dabei dynamisch dem aktuellen Status der Bestellung bzw. des Auftrags an. Mit einem Klick auf den jeweiligen Button gelangen Sie direkt zur entsprechenden Aktion.

#.5 Unter Aktuelles PDF Dokument können Sie die dem aktuellen Auftragsstatus entsprechenden Dokumente herunterladen bzw. eine Vorschau generieren.

#.6 Hier wird Ihnen der Verlauf der Bestellung angezeigt. Mit einem Klick auf den jeweiligen Status gelangen Sie direkt zum entsprechenden Manager.

#.7 Unter Auftragsfortschritt wird Ihnen angezeigt, für wieviel Prozent der bestellten Artikel bereits eine Rechnung generiert wurde bzw. die Lieferung erfolgt ist.

Auftrag generieren über den Bestellmanager

Einen neuen Auftrag können Sie entweder über den Bestellmanager oder über den Auftragsmanager anlegen.

Klicken Sie im Bestellmanager auf Auftrag/Rechnung/Lieferschein generieren, um aus der markierten Bestellung einen Auftrag zu generieren.

#.1 Über die Aktivierung bzw. Deaktivierung des Hakens können Sie die Bestellpositionen auswählen, die für den Auftrag übernommen werden sollen.

#.2 Klicken Sie anschließend auf Auftrag generieren um den entsprechenden Auftrag anzulegen.

Auftrag generieren über Auftragsmanager

Klicken Sie im Auftragsmanager auf Neuen Auftrag anlegen, um einen Auftrag aus einer unter Bestellungen eingegangenen Bestellung oder einen neuen Auftrag (z.B. aus einer telefonisch eingegangenen Bestellung) zu generieren.

Wählen Sie im nächsten Schritt aus, ob Sie einen neuen Auftrag aus einer vorhandenen Webshop-Bestellung oder einen neuen Auftrag ohne vorhandene Webshop-Bestellung (komplett leerer Auftrag) erstellen wollen. Möchten Sie einen neuen Auftrag ohne vorhandene Webshop-Bestellung anlegen, können Sie im nachfolgenden Schritt die Kundendaten eines Bestandskunden auswählen oder den Auftrag für einen Neukunden anlegen.

Liegt eine entsprechende Webshop-Bestellung vor, können sie diese im nachfolgenden Schritt auswählen und anschließend die Bestellpositionen für den Auftrag auswählen.

Auftrag erfassen

#.1 Unter Allgemeine Auftragsdaten können Sie eine eigene Auftragsnummer vergeben, eine interne Anmerkung oder einen Hinweis an den Kunden hinterlegen. In der Voreinstellung wird der unter Hinweis an Kunde gespeicherte Text in den automatisiert generierten PDF-Dokumenten wie z.B. Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung angezeigt. Weiterhin werden die Kundendaten sowie gegebenenfalls das gewünschte Lieferdatum und Nachrichten des Kunden angezeigt.

#.2 Unter Dokumente werden alle zum jeweiligen Auftragsstatus erstellten Dokumente angezeigt.

#.3 Hier wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsadresse bzw. Lieferadresse des Kunden angezeigt. Bei Bedarf kann diese geändert oder über den Button Adresse des Kunden auswählen eine andere, bereits im Shopmanagement erfasste Adresse ausgewählt werden.

#.4 Unter Nächste Schritte werden Ihnen je nach Auftragsstatus die anschließend folgenden möglichen Aktionen (z.B. die Bestätigung oder Überarbeiten des Auftrags) angezeigt. Die möglichen Aktionen passen sich dabei dynamisch dem aktuellen Status der Bestellung bzw. des Auftrags an.

#.5 Unter Aktuelles PDF Dokument können Sie die dem aktuellen Auftragsstatus entsprechenden Dokumente herunterladen bzw. die entsprechende Vorschau generieren.

#.6 Hier wird Ihnen der Verlauf der Bestellung angezeigt. Mit einem Klick auf den jeweiligen Status gelangen Sie direkt zum entsprechenden Manager.

#.7 Unter Auftragsfortschritt wird Ihnen angezeigt, für wieviel Prozent der bestellten Artikel bereits eine Rechnung generiert wurde bzw. die Lieferung erfolgt ist.

#.8 Hier finden Sie die Details zu Bezahlung und Versand. Über den Button Zahlungskosten bearbeiten bzw. Versandkosten bearbeiten können durch die gewählte Zahlungsart bzw. Versandart enstehenden zusätzliche Kosten hinzugefügt oder entfernt werden.

#.9 Hier können nachträglich Rabatte, Gutscheine, Versand- und Zahlungsartkosten sowie Zusatzgebühren zu Versand, Zahlungsart und Auftrag hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt werden.

Rechnung erstellen

Sobald der Auftrag bestätigt wurde, kann für den Auftrag die Rechnung erstellt werden. Klicken Sie hierzu unter Nächste Schritte auf Rechnung erstellen.

Rechnung erstellen

#.1 Nun können Sie bei Bedarf eine eigene Rechnungsnummer vergeben.

#.2 Das Fälligkeitsdatum können Sie direkt in das Feld oder nach einem Klick auf das Kalender-Icon direkt im Kalender auswählen.

#.3 Über die Aktion Rechnungsdokument erstellen wird die Rechnung als PDF erzeugt.

#.4 Bei Bedarf können Sie auch eine Proformarechnung erstellen.

#.5 Unter Aktuelles PDF Dokument kann eine Rechnungsvorschau generiert werden.

Sobald unter Nächste Schritte das Rechnungsdokument erstellt und die Rechnung abgeschlossen wurde, kann diese mit einem Klick auf den entsprechenden Aktionsbutton als E-Mail versandt werden.